Bei der Rechnungsprüfung geht es um die Wurst!

07/06/2007 - Rechnungseingangsprüfung

Houdek – ein Unternehmen mit über 80-jähriger Tradition – ist einer der führenden Hersteller von hochwertigen Fleisch- und Wurstwaren. Transparenz in der Zusammenarbeit mit Kunden und Lieferanten, die Suche nach neuen Ideen und die Entwicklung innovativer Produkte sind wesentlicher Bestandteile der Kundenorientierung von Houdek. Mit diesem konsequent qualitäts- und kundenorientierten Denken ist Houdek dem Handel seit Jahrzehnten ein verlässlicher Partner.
 

Rechnungseingangsprüfung
 

Für die Rechnungseingangsprüfung suchte Houdek nach einer Lösung, um die zeitaufwendige manuelle Abstimmung von Prüfung und Genehmigung durch ein Workflowsystem abzulösen. Houdek setzt ein ERP-System von SoftM auf IBM iSeries ein und verwendet ein Archivsystem von InfoStore. Houdek setzt auf Lotus/Domino als Messaging und Groupware-Plattform. Mit der Anwendung sollte eine verbesserte Prozessunterstützung erreicht werden, durch die Integration des Geschäftsprozesses zwischen ERP und Groupwaresystem eine wesentliche Reduktion der Bearbeitungszeit. Dabei sollte das Rechnungseingangssystem die Grundlage für weitere Anbindungen beispielweise im Bestellwesen bilden. FRITZ & MACZIOL konzipierte die Anwendung auf Basis Lotus Notes / Lotus Domino und verband so die Stärken des Groupwaresystems zur Abbildung von Arbeitsprozessen mit den Stärken der Datenhaltung im relationalen System.


Eingehende Rechnungen werden gescannt und mit einer Nummer versehen. Neu eingegangene Rechnungen tauchen dann in der Applikation auf und der durch Lieferant und Rechnungshöhe automatisch ausgewählte Genehmigungsworkflow wird angestoßen. Nach Abschluß aller Genehmigungen oder auch der Ablehnung einer Rechnung wird dieser Status wieder in das Warenwirtschaftssystem übertragen und bei Rechnungslauf der genaue Zahlungstermin in die Applikation zurückgeliefert. Die Original-Rechnung selbst kann als eingescanntes Dokument jederzeit aus der Applikation heraus eingesehen werden.



Die große Flexibilität, pro Lieferant eigene Betragsgrenzen zur Genehmigung einstellen zu können sowie die Freiheit, aus einem Fundus an möglichen Workflows den passenden für eine eingegangene Rechnung auszuwählen, sind ausschlaggebend für die Leistungsfähigkeit der Applikation. Für Houdek ist nun jede Rechnung in Status und Chronologie sofort prüfbar, Transparenz und Dokumentation zu gefällten Entscheidungen sind gewahrt. Ein kurze Einarbeitungszeit und ein großer funktionaler Gewinn mit minimalem zusätzlichem Administrationsaufwand zeichnen die Lösung aus und somit sind alle Punkte der gewünschten Lösung erreicht:

• Optimierung des Arbeitseinsatzes
• Wachstumsfähigkeit
• Transparenz und Dokumentation
• Investition auf Basis eines langfristig abgesicherten Systems
  

 

Für nähere Informationen zu diesem Thema wenden Sie sich bitte an Anette Hucker, oder +49 731 1551 634

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