Es läuft wie geschmiert

07/24/2002 - Liqui Moly, Ulm

Liqui Moly begann vor 45 Jahren als Hersteller von Zusatzstoffen für Motoröle, die man auch Additive nennt. Später kamen zur Produktpalette Motoröle selbst und auch Pflegeprodukte rund ums Auto dazu. Heute bietet die Firma außerdem chemische Stoffe für Kfz-Werkstätten und Schmiermittel für die industrielle Produktion an. Rund 600 dieser Produkte werden in über 90 Länder verkauft, und das im Wettbewerb mit Branchengrößen wie Castrol. Dennoch hat Liqui Moly einen hohen Bekanntheitsgrad erreicht, der nicht mehr allein aus der Werbung im Motorsport resultiert - seit kurzem ist das Unternehmen Trikotsponsor des Bundesligisten TSV 1860 München. Gegenwärtig beschäftigt das Unternehmen 150 Mitarbeiter und wächst jährlich zweistellig.
 
Ein komplexes EDV-Projekt legten Peter Baumann, Niclas Kneer, Walter Peters und der geschäftsführende Gesellschafter Ernst Prost (Bild) von Liqui Moly in die Hände von Fritz & Macziol. Die Verantwortlichen hatten sehr konkrete Vorstellungen von ihrem neuen IT-System und gliederten das Projekt in mehrere Teilbereiche. Zunächst musste unser Team die vorhandene IT-Struktur konsolidieren, erweitern und modernisieren. Es folgt die Anbindung der 50 Außendienstmitarbeiter via Customer Relationship Management (CRM-Tool), und schließlich steht auch der Relaunch des Internetauftrittes von Liqui Moly an.

Die Vertriebsmitarbeiter der Firma Liqui Moly beraten und betreuen räumlich weit verstreute Kunden. Sie sind auf umfassende Informationen über Kunden und Ansprechpartner angewiesen. Bisher wurde der Informationsfluss von der Ulmer Firmenzentrale zu den Außendienstmitarbeitern in Papierform auf dem Postweg oder per Fax abgewickelt. Zur Abbildung dieser Geschäftsprozesse in digitaler Form bot sich als Basis die Groupware Lotus Notes an, die das räumlich und zeitlich entkoppelte Bearbeiten von gemeinsamen Daten hervorragend unterstützt. In mehreren Projektgesprächen zwischen Fritz und Macziol und Liqui Moly wurden Informationsbedarf und Informationsumfang definiert und in eine Datenbankstruktur gegossen.

Die Priorität: Jeder Außendienstmitarbeiter soll alle Informationen abrufbar haben, die er zur täglichen Arbeit braucht, um seine Kundenbetreuung effizienter abwickeln können. Aber nicht nur der Außendienst profitiert vom Softwarepaket für das Customer Relationship Management (CRM): auch die Mitarbeiter des Stammhauses können damit eine Vielzahl von Routinearbeiten wie das Verfassen von Serienbriefen oder Mailing-Aktionen schneller erledigen. Auf einen Blick bietet die Kundenhistorie jetzt eine lückenlose Dokumentation aller vorangegangenen und geplanten Aktionen.
Das CRM-Tool von Fritz und Macziol umfasst eine Kundenkartei, in der alle Kundenstammdaten und dynamische Daten wie eingesetzte Produktpalette und Ansprechpartner verwaltet werden. Zur Recherche der Produktpalette sind in einer eigenen Produktdatenbank alle Angaben übersichtlich angeordnet. So lassen sich Detailfragen zu Produkten schnell und sicher beantworten. In einer weiteren Datenbank sind die Umsatzzahlen der vorangegangenen drei Jahre in Zahlenform und in Verlaufgrafiken zusammengefasst, so dass der Außendienstmitarbeiter immer über die Umsatzsituation seiner Kunden im Bilde ist. Sämtliche Informationen werden automatisch gruppiert und optisch aufbereitet.



Das Herzstück der Anwendung ist die Korrespondenzdatenbank. Darin werden Besuchsberichte, Briefe, Serienbriefe, Notizen und Bestellungen kundenbezogen abgelegt und automatisch zu Berichten auf Tages- und Wochenbasis zusammengefasst. Eine Urlaubsverwaltung ist ebenso integriert wie eine Abrechnung von Reisekosten. Damit sind Vertriebsaktivitäten sowohl für den Außendienst als auch für Kollegen im Innendienst und Vorgesetzte transparent und jederzeit einsehbar. Natürlich greifen hier flexible Sicherheitsmechanismen - ganz nach dem Motto: "Jeder bekommt alles, was er braucht. Aber auch nur das."

Verknüpft sind alle einzelnen Datenbanken durch ein einheitliches Portal, in dem die wichtigsten Vorgänge direkt ohne weitere Navigation wählbar sind. Die leichte Bedienbarkeit und übersichtliche Darstellung dabei sind wichtige Faktoren für die Benutzerakzeptanz.

Das sprichwörtliche Tüpfelchen auf dem i: Bereits vorhandene Daten müssen nicht neu erfasst werden. Die Datenbestände in relationalen DB2-Datenbanken auf einer AS/400 werden durch eine Skriptbibliothek einmalig importiert und anschließend alle Änderungen nachvollzogen. Auf diese Weise aktualisieren sich Produkt-, Kunden- und Umsatzdatenbank automatisch. Alle importierten Datenbestände sind auf Tagesbasis konsistent und werden kontinuierlich abgeglichen. Und jedes System beweist dabei seine ureigenen Stärken: Das DB2-basierte relationale System bei berechnungsintensiver Datenpflege, das CRM-Tool für ansprechende Präsentation der Daten, flexible Sicherheitsmechanismen und verteilte Datenhaltung. Hier verbinden sich zwei mächtige Systeme zu einer Traumkombination.

Die Daten der CRM Suite fließen teilweise in das WWW, um den Kunden, Partnern und Mitarbeitern stets einen hochaktuellen Informationsstand zu bieten. Dabei ist die Integration des CRM-Moduls in das WWW nur ein Teilaspekt des kompletten Relaunches für den Internetauftritt von Liqui-Moly. Die Zielformulierungen für dieses Projekt lauteten, ein Content Management System für die Mitarbeiter bereitzustellen, damit die lästige und unvollständige Arbeit der Datenaktualisierung über eine Agentur entfallen konnte. Andererseits war auch eine optische Neugestaltung des Auftritts gewünscht. Dabei wurden die Anforderungen thematisch neu gruppiert, so dass eine einfache und einleuchtende Navigation entstand. Kern der Internet-Anwendung sind domino webware & domino newsware auf der Basis von Lotus Notes R5. Das eingebundene eRecruiting-Modul für Stellenanzeigen, das Abomodul für automatische Informationsverteilung via eMail, das Registrationsmodul für den Login-Bereich und das Kontaktmodul für die Anfragen via Web runden den komplexen Internetauftritt ab. Zusätzlich integriert ist ein komplettes Katalogmanagement, das alle Daten zusammenführt und so auch die Administration zusätzlicher Daten wie Sicherheitsdatenblätter oder tiefere technische Informationen wesentlich vereinfacht. Auch hier werden Teildatenbestände automatisch mit dem AS/400 Backend abgeglichen, damit die lästigen Doppelterfassungen von vorliegenden Daten entfallen.

Fazit:
Durch die elektronische Anbindung des Außendienstes ist der Austausch von Informationen und Daten noch schneller und effektiver. Die Mitarbeiter können sich jederzeit online mit aktuellen Infos versorgen, Adressdaten von Firma und Partnern sind auf der Website ständig verfügbar und leicht zu pflegen. Das System bietet hohe Sicherheit beim Zugriff auf den Terminalserver von außen, schnellere und einfachere Administration plus Skalierbarkeit.

Für nähere Informationen zu diesem Thema wenden Sie sich bitte an Alexandra Gruber, oder 0731/1551-631

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